SUDAH PINDAH RUMAH -> ADA KOKO

Lembaran Elektronik Daring

Senin, 25 Oktober 2010

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memberikan kemudahan dengan cara menggunakan peralatan atau metode kerja yang lebih canggih dengan menyajikan data-data yang telah diolah dan siap digunakan oleh pengguna untuk berbagai macam keperluan dalam rangka kelancaran aktivitas secara keseluruhan.

Perkembangan dalam metode pengelolaan arsip modern memiliki pendekatan yang dinamakan arsip elektronik atau sering disebut juga arsip digital. Arsip elektronik merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti hard disk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan, dan penamaan file-file hasil alih media. Keuntungan dari arsip elektronik adalah terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik, terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip, kemudahan akses terhadap arsip elektronik, kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik, keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan, dan sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Oleh karena itu, sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual. Sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Cabinet dan map virtual merupakan database yang meniru bentuk dari cabinet dan map nyata yang dipergunakan pada sistem kearsipan konvensional. Hanya bedanya, jika di dalam cabinet dan map nyata, kemampuan menampung arsip terbatas, tetapi jika pada cabinet dan map maya ini kemampuan menampung datanya tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital. Sedangkan lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Powerpoint, dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain. File gambar sebagai hasil scanner merupakan salah satu proses kegiatan alih media.

Pengertian alih media sebagaimana diatur dalam PP Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya adalah alih media ke mikrofilm dan media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi, misalnya CDRom. Dengan demikian, alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.

Paradigma baru

Arsip lembaran elektronik yang hanya bisa diakses secara lokal, mulai dirasakan kurang sesuai dengan tuntutan globalisasi yang menghendaki akses bergerak dan bisa diperoleh dari mana pun. Terobosan baru dengan lembaran elektronik daring (online) menjadi solusi yang tepat. Konsep ini secara singkat sebenarnya hanya melanjutkan dari arsip elektronik dihubungkan dengan dunia maya (koneksi internet).

Pengelolaan lembaran arsip elektronik telah merepresentasikan materi sehingga dapat dibaca oleh mesin (komputer), kemudian disimpan, dipertahankan, serta diakses pada saat dibutuhkan secara lokal. Lebih luas lagi, konsep sistem pengelolaan arsip elektronik secara daring dapat diartikan juga sebagai perpustakaan digital. Dokumen yang disimpan pada internet server harus dapat diakses dari komputer mana pun yang terkoneksi dengan internet. Pengaksesan dokumen ditentukan oleh format dokumen yang dibuat pada proses digitalisasi.

Format tekstual yang disimpan pada server lembaran arsip elektronik daring sama seperti perpustakaan digital, yaitu dalam bentuk HTML (hyper-text markup language) sebagai bahasa presentasi dokumen pada halaman web dan *.pdf (portable document format) yang dibuat melalui teks prosesor Adobe Acrobat. Selain *.pdf, format tekstual lainnya yang digunakan secara luas adalah dari jenis postscript (*.ps).

Format dokumen elektronik lainnya yang banyak digunakan dan bersifat lebih generik adalah citra dengan ekstensi *.jpg, *.bmp, *.tiff ataupun *.png. Dokumen itu disebut generik karena dapat diakses melalui browser internet yang hampir selalu terinstalasi pada setiap komputer, seperti Netscape ataupun Internet Explorer. Selain itu, jenis dokumen image dapat dibuka dan diproses lebih lanjut melalui program-program photo editor, seperti: ACDSee, Paint, Adobe Illustrator ataupun Adobe Photoshop.

Lembaran elektronik dalam sistem multimedia, dapat juga disimpan dalam bentuk suara dan video. Bentuk lembaran elektronik suara yang digunakan secara luas berekstensi *.wav ataupun *.mp3. Bentuk dokumen video yang banyak digunakan adalah *.mpeg. Kehadiran dokumen-dokumen multimedia yang atraktif ini, memungkinkan interaksi antara manusia dan komputer membaik dan merupakan pendorong pemanfaatan dokumen elektronik, khususnya dalam dunia entertainment.

Kehadiran sistem lembaran elektronik dalam jaringan, menjadikan arsip dapat diakses oleh siapa saja, kapan saja, dan dimana saja. Dengan demikian, penyebaran dan penggunaan arsip akan semakin luas. Tantangan yang mengiringi pengelolaan arsip secara daring adalah penyediaan sarana dan infrastruktur penyimpanan yang memadai serta layanan yang baik. Tantangan-tantangan tersebut dapat diatasi melalui pemanfaatan teknologi open sources, serta layanan metadata.

Lembaran elektronik dalam jaringan memberikan manfaat untuk mengurangi efek duplikasi terhadap karya intelektual, karena bila terjadi duplikasi akan dengan mudah dan cepat diketahui, karena adanya pengarsipan secara daring.***

Oleh PRAKOSO BHAIRAWA PUTERA, Penulis, peneliti muda kebijakan dan perkembangan iptek Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.

Publikasi di Pikiran Rakyat, 25 Oktober 2010

0 komentar:

Poskan Komentar

 
 
 

BERGABUNG DENGAN BLOG INI

PENJAGA LAMAN

Foto Saya
prakoso bhairawa
Lahir di Tanjung Pandan (pulau Belitung), 11 Mei 1984. Ia memiliki nama pena KOKO P. BHAIRAWA. Duta Bahasa tingkat Nasional (2006) ini kerap menulis di berbagai media cetak Nasional dan Daerah. Buku-bukunya: Megat Merai Kandis (2005), La Runduma (2005), Ode Kampung (2006), Uda Ganteng No 13 (2006), Menggapai Cahaya (2006), Aisyah di Balik Tirai Jendela (2006), Teen World: Ortu Kenapa Sih? (2006). Asal Mula Bukit Batu Bekuray (2007), Medan Puisi (2007), 142 Penyair Menuju Bulan (2007), Ronas dan Telur Emas (2008), Tanah Pilih (2008), Putri Bunga Melur (2008), Aku Lelah Menjadi Cantik (2009), Pedas Lada Pasir Kuarsa (2009), Cerita Rakyat dari Palembang (2009), Wajah Deportan (2009), Pendekar Bujang Senaya (2010), Ayo Ngeblog: Cara Praktis jadi Blogger (2010), dan Membaca dan Memahami Cerpen (2010). Tahun 2009 menjadi Nominator Penulis Muda Berbakat – Khatulistiwa Literary Award. Saat ini tercatat sebagai peneliti di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Beralamat di koko_p_bhairawa@yahoo.co.id, atau di prak001@lipi.go.id
Lihat profil lengkapku